Réunion de Bureau

... du 15 Novembre 2002

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  • Présente: N ORMANNI.
  • Présents: D PETOT, F MICHOUX, P LE FLOUR, Y MAHIEU et M ANFREVILLE.
  • Excusés: A YOUNSI, C DURU, C PERROT et P DELAHAYE.

    • Début de la réunion à 20h25.

     
    1/ Finances

    Etat des comptes: 
                      Compte La Poste:           4 351. Euros
                  Compte Crédit Lyonnais:    1 225. Euros
                  Compte Rémunéré:           8 862. Euros
                  Didier                      -595. Euros
                    Soit un total de :      13 843. Euros   (90 804.13 F)
    Il y a eu présentation des comptes 2002 en cours de finalisation. Ils font état d'un budget global de 59702.34Euros et d'un excédent sur l'année de 3864.35Euros. Les dépenses de 47846,90Euros ont été conformes aux prévisions, à part les rentrées du côté de nos partenaires et les inscriptions aux Foulées Charentonnaises qui ont été plus fortes que prévues.

    Le Budget Prévisionnel 2003 est établi équilibré, les postes recettes et dépenses fixés à 47050Euros. L'exercice 2003 a débuté le 1er Septembre avec une somme de 11855.44Euros sur nos comptes.
    Certains postes peuvent être encore modifiés. Les membres du bureau sont appelés à faire leurs remarques auprès de Didier.

    Commentaires: Bonne santé des finances du Club avec un bon excédent dégagé en 2002 qui devait permettre de recruter un encadrement plus large pour 2003. Ce besoin n'étant plus nécessaire actuellement, le bureau souhaite effectuer certains achats d'équipements.
  • Relancer auprès de la Mairie l'installation d'un abri de jardin (Marc).
  • Achat d'une nouvelle tente ou Barnum (Nicole).
  • Achat d'une banderole au nom du club (198,50E) en attente pour permettre de se renseigner sur le coût de l'inscription de notre publicité sur les flancs de notre future tente.

     
    2/ Repas Bureau

    Le repas de bureau de fin d'année est prévu le Vendredi 20 Décembre 2002 à la salle de réunion du Stade H.Guérin. Les invités seront:
  • Les membres du bureau et leurs conjoints,
  • Mr et Mme Rougeron, Mr et Mme Sellet, Mr et Mme Salomon, Mr et Mme Diey.
    Soit un total de 28 personnes. Marc doit contacter chacun pour confirmation

    Voir le repas avec Claude pour la commande du buffet à la société des cantines (Plats principaux). Il faudra se répartir le reste: Apéritif / Fromages / Desserts et Vins.
    ATTENTION à ne pas en prendre trop (Voir liste 2000 - Marc-).

     
    3/ Assemblée Générale

    Elle est prévue le Samedi 18 Janvier au Gymnase Maurice Herzog qui sera libre à partir de 18h00.

    Programme:

  • 19h00: Projection vidéo photos (Arezki) et d'un film vidéo (Patrick).
    Patrick doit d'ici là filmer ou prêter sa caméra. D'autre part François se propose de filmer les plus grands et de faire un transfert de support avec Patrick (Cassette vers Vidéo disque).

  • 19h20: Présentation générale (Marc),
  • Les Comptes (Didier),
  • La vie des groupes (Entraîneurs ou Moniteurs). Les récompenses de fin d'année seront remises au fur et à mesure de la présentation des groupes,
  • Questions diverses,
  • Election des membres du bureau. Arrivent en fin de mandat: Nicole, Patricia, Myriam, Claude, Denis et Arezki. Arezki ne pouvant plus se libérer facilement pour nos réunions ne se représente pas et Denis a quitté le club.

  • 20h10 :Pour agrémenter cette réunion, il a été décidé d'organiser pour cette année un apéritif dînatoire, soit une première partie salée (canapés, saucissons, .....) avec apéritif et une seconde partie sucrée (fromage et desserts) avec vin, tout devant se prendre avec les mains et sans assiette. Il sera demandé aux parents d'apporter les desserts.

    Le bureau pense qu'il faut personnaliser les récompenses par le prénom de l'athlète, l'année et un logo représentant sa discipline. Il y aura 57 athlètes classés. La fourchette des coûts devra se situer entre 5 à 30 Euros suivant le classement... Le support serait au choix : Kway/ Sweat Shirt/ Tee Shirt... Nicole regarde les prix de ces différents supports.
    Tous les membres du bureau doivent trouver les différents logos à floquer.
    Marc a la possibilité de faire réaliser le flocage au club informatique de sa société. Pour les plus jeunes, il sera possible d'utiliser comme support les tee-shirts actuellement au club.

     
    4/ Téléthon

    Il se déroulera le Samedi 7 Décembre en partenariat avec La Foulée des Communaux de 9h00 à 17h00. Moyennant 2 Euros ou plus, chacun pourra venir courir un ou plusieurs tours sur la piste. Notre action consistera à:
  • Préparer la piste la veille au soir,
  • Motiver nos adhérents à venir participer,
  • Encadrer avec les communaux l'accueil et le décompte des tours de chacun. 6 personnes tout au long de la matinée sont nécessaire (3+3).
    Un tour de table donne: François (9h/12h), Nicole (14h/16h), Sophie Le Flour (14h/16h), Yann (9h/11h), Didier (10h/12h), Marc (7h30/12h30 et 14h30/17h)... A suivre.

     
    5/ Foulées Charentonnaises

    Elles se dérouleront le Dimanche 23 Février 2003

  • Le Label Régional a été accepté.

  • Les vacances de Février: Suite aux remarques de certains, il s'avère que ces vacances ont été décalées et que notre épreuve se retrouve placée le dernier dimanche de ces congés. Il est impossible de modifier notre date, la diffusion des tracts et des formalités administratives étant trop avancée. Les conséquences possibles sont:
    - Moins d'athlètes au départ (revoir nos estimations),
    - Difficultés pour avoir les enfants,
    - Certains officiels pourront être aussi en vacances,
    - Difficultés pour couvrir tous nos postes. Un courrier sera à envoyer rapidement.

  • Système de classement. 3 systèmes sont possibles: Identique à 2002 (correction faite des erreurs, Code-barre (voir Chrono-Calcul, coût 600 Euros) et Puce (Société Second Souffle, coût 1600 Euros).
    La Puce est rejetée à cause de son coût et de l'incertitude du nombre de coureurs (il y a obligation de louer le matériel avant la course). Notre système a montré quelques lacunes, mais certains pensent que nous pouvons améliorer et qu'une société de Chronométrage ne va pas forcément améliorer les choses.
    Deux Axes sont à poursuivre avant décision:
    - Voir si l'on peut avoir des code-barres pour les dossards et louer une raquette de lecture. (Marc),
    - Contacter Chrono-Calcul pour voir ce qu'ils peuvent nous apporter de mieux (Didier). Dans tous les cas, nous aurons besoin d'une horloge et d'un chronométrage.

  • Sponsors: Patrick Le Flour nous propose de nous aider au nom de la Société Physiomer à hauteur de 500 ou 1000 Euros plus des échantillons à mettre dans les sacs. Grand Merci Patrick! En retour, nous allons apposer le logo de la société sur nos tracts (nous fournir un original) et mettre à sa disposition un stand dans le Gymnase (3m de long).

  • Ravitaillement: Nicole, toujours active a relancé plusieurs fois Monoprix et Carrefour, en attente?? Par contre McDonald Charenton à répondu présent et nous offre 4000 gobelets, 10l de concentré de Jus d'orange, 400 bouteilles d'Evian 33cl et 400 Bons promotionnels. Merci à eux! Il faudra leur demander 2 banderoles à disposer sur les stands de ravitaillement.
    - Nicole cherche également la possibilité d'avoir des sacs pour les lots.
    - Patrick se propose de contacter certaines sociétés de Bercy 2. A suivre??
    - Yann rappelle qu'il serait bon de prévoir le ravitaillement de chaque côté de la route.


    6/ Sujets Divers

  • Le Logo du club: Présentation de la proposition de Yann pour un logo club qui devra apparaître sur tous les supports administratifs du club et à terme sur le maillot. La version sur fond bleu ciel a été retenue. Merci à Yann.
    Après réflexion, Marc demande à Yann de changer le Rouge en Jaune et de le soumettre par E-mail à tous.

  • Stade (accès par le fond du terrain de football). Après demande en Mairie, une clef doit être fournie les Mercredis et Samedis si le portail ne peux être laissé ouvert. Le cadenas de ce portail étant très dur à ouvrir, Claude et Nicole ont été de nouveau bloqués. Après discussion avec les gardiens, très à l'écoute de nos besoins, ils peuvent dorénavant ouvrir ce portail de 9h à 17h (circulaire municipale) et en cas d'une fermeture nécessaire, ouvrir eux-mêmes le temps de notre passage.

  • Tirage des bulletins. Jeff pour les Adultes et Patricia pour les enfants se sont proposés pour effectuer ces tirages papiers. Merci à eux!
  • Appel du comité du Val de Marne pour participer massivement au cross de Sucy, l'un des derniers du Val de Marne.
  • L'assemblée Générale des clubs du Val de Marne se tiendra le 29 Novembre prochain.
  • Challenge d'Automne: Yann fait remarquer qu'il y a eu des problèmes de classement et de temps sur les 1000m Poussins. A revoir si cela est possible...
  • Entraînements: bien préciser entre nous, le lieu de rendez-vous (Stade ou Vestiaires) en début de séance du Samedi pour ne pas se chercher et attendre inutilement. Voir samedi dernier entre Matthieu et Yann.

     

    Fin de la réunion à 23h30. Rendez-vous le Vendredi 20 Décembre 2002.

     
    M. ANFREVILLE