Réunion de Bureau

... du 19 Septembre 2003
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  • Présents: Mrs C DURU, C PERROT, D PETOT, F MICHOUX, M ANFREVILLE et Y MAHIEU.
  • Excusés: Mme N ORMANNI, P DELAHAYE et P LE FLOUR.

    • Début de la réunion à 20h40.

     
    1/ La Rentrée

    Toutes nos activités ont repris depuis le 8 Septembre et l'on a pu noter un accroissement des inscriptions sur la plupart des catégories. Pas de débordement mais un renouvellement comparable à 2000 et 2001.

  • Ecole d'Athlétisme: Effectif normal légèrement en croissance avec 36 Enfants,
  • Benjamins/Minimes 1: Catégorie ayant eu un regain de vigueur avec 29 Jeunes à ce jour et surtout une bonne répartition entre Garçons et filles permettant d'envisager une excellente année. Il reste le souci de l'encadrement car il manque aujourd'hui un entraîneur.
  • Groupe Piste: Effectif très hétérogène avec à la fois un bon groupe Minime 2, des anciens Cadets/Juniors et quelques nouveaux adultes soit 17 Athlètes. Le problème se situe dans notre organisation qu'il faut mettre au point voire éventuellement renforcer.
  • Groupe Route: Globalement l'effectif reste identique (53 Athlètes) car il y a eu un équilibre entre arrivées et départs mais il est à noter une augmentation de nos féminines et des vétérans au détriment des séniors masculins. Le niveau de performance et de motivation semble quant à lui en hausse.

    Le Forum des associations qui s'est tenu le 14 Septembre est jugé réussi dans son ensemble avec un nombre de contacts égal ou légérement supérieur que l'année précédente.

     
    2/ Sorties / Calendrier

  • Piste: Indoor et Cross vont se croiser à partir de Novembre prochain.
  • Cross : La Sagittaire / Cross du Val de Marne / + 1 cross en décembre (à voir) et Cross Scolaire ( Académie)
  • Indoor: 2 à 3 Compétitions selon les catégories.
  • Route: Grosse sortie à FLOIRAC près de Bordeaux pour 25 Athlètes le 18 Octobre, et plusieurs courses dans la région : Joinville / Boissy / Créteil / Boulogne. A suivre.

    Il n'y aura pas d'organisation d'épreuves sur Piste pour cet automne. Pour la sortie Club, Marc a proposé St Just en Chaussée (Prêt de Compiègne) le 14 Décembre mais cette date risque de poser des problèmes dans la mesure où certains de nos jeunes et leurs entraîneurs devraient se qualifier pour les Championnats de France scolaires en salle.
    Ne pouvant trouver d'autres dates en automne, le bureau décide de remettre cette sortie à Mars 2004 et de soumettre lors de notre prochaine réunion un projet de déplacement dans un rayon de 200km afin de minimiser les temps de trajet.
    Il y a eu également une proposition pour aller à BUREN, mais c'est le week-end de Pâques et au début des vacances scolaires. 50% des enfants risque d'être absent mais Christophe retient l'idée pour quelques adultes du groupe Route.

    Le Téléthon:

    Toujours désireux d'être partie prenante dans cette action début Décembre, Marc doit reprendre contact prochainement avec les responsables des Coureurs de la Mairie et le service des sports. Suite à une proposition des Communaux pour organiser cette épreuve au profit de la Mucovicidose dans le centre ville, le Bureau émet un avis défavorable car cela demande un gros investissement en organisation d'autant qu'avec le marché du Samedi matin les possibilités risquent d'être limitées. Nous souhaitons donc reconduire et améliorer cette épreuve sur le site de la Piste d'athlétisme avec si possible une plus grande information auprès des Charentonnais.
    La participation des enfants de nos écoles devrait être importante, Claude se chargeant de la communication au sein des établissements scolaires.

     
    3/ Finances

    Clôture du Budget de la saison 2002/2003 

    Compte La Poste:          1 023 Euros
Compte Crédit Lyonnais:   2 481 Euros
Compte Rémunéré:          8 713 Euros
Compte LIFA:                597 Euros
    Total:               12 814 Euros

    Ce qui représente un bénéfice de 803 Euros par rapport à la clôture de l'exercice 2002. Le bureau après avoir pris connaissance de ce bilan et posé toutes questions nécessaires, valide ce bilan 2002/2003.

    Marc présente le détail des comptes du Groupe fond (55 Athlètes) qui s'élève à 10096,75 Euros pour l'année écoulée, restant ainsi dans l'enveloppe initialement définie (-405 Euros). Cette somme se répartit sur 4 thèmes: Inscriptions (2 833,8E), Déplacements (2 958E), Licences (2 805 E) et Encadrement (1 500 E).

    Budget Prévisionnel saison 2003/2004:

    Didier présente sa première estimation pour la saison future qui se base d'une part sur le maintien de notre acquis financier et d'autre part sur un niveau de dépense équivalent poste pour poste pour garder une qualité au moins identique de nos prestations. Le poste Moniteurs est néanmoins revu à la hausse dans l'espoir d'avoir un entraîneur de plus. Certaines actions ponctuelles de l'année passée disparaissent mais ne pouvant plus compter à ce jour de l'appui financier de nos amis Avocats, le premier constat nous révèle un déficit prévisionnel d'environ 3000 Euros.
    De plus certains membres du bureau font état de leur souhait pour une hausse financière de certains postes. ( Moniteurs, Inscriptions, Déplacements,...).
    Après une première discussion, le bureau décide de reporter le vote du budget prévisionnel lors de la prochaine réunion du bureau (Début Novembre) afin d'une part de connaître un peu mieux l'ensemble des aides que nous pourrions avoir de nos partenaires et d'autre part que chacun prenne le temps pour se faire une bonne idée des sommes à allouer aux différents postes de notre budget et éventuellement établir un ordre de priorité.

    Achats:

  • Tente pour Sortie: Pas de solution à ce jour malgré nos recherches. Cet achat reste une nécessité. A suivre rapidement.
  • Tapis de Saut: La commande est en cours par l'intermédiaire du service des Sports. Les frais sont couverts à la fois par le Conseil Général et la Mairie de Charenton.
  • Festivités: Yann propose de profiter des prix actuels lors de foires aux vins pour acheter nos besoins de l'Assemblée Générale et du repas des Bénévoles. Après estimation de l'investissement, le bureau donne son accord pour l'achat de 42 à 50 Bouteilles pour couvrir ces deux organisations festives.

     
    4/ Foulées Charentonnaises

    Cette 20ème édition se déroulera le Dimanche 08 Février 2004.

  • Autorisations officielles: Envoi du Dossier à partir du 25 Septembre
  • Contacts partenaires:
    Déjà fait : Crédit Lyonnais / Microplast / Librairie du Passage
    En Cours : Avocats / Monoprix / Mc Donald / Karcher (M.Leprevost) / CNRS (Jeff)
    A Voir : Club Méditerrannée / La Poste et d'autres...

    Jeff explique l'éventualité d'un soutien du CNRS dans le cadre de la création au sein de notre course populaire (8km) d'un classement spécifique pour les scientifiques. Le dossier doit être présenté par Jeff le 20 Octobre prochain. Merci à lui! A suivre...
    Suite à notre demande et à différents contacts, la Municipalité pourrait nous accorder une aide supplémentaire pour récompenser l'ensemble des concurrents: un lot pour tous en plus du Tee-Shirt afin de marquer cette 20ème édition.

    Horaires:

    La course spécifique pour les Avocats étant supprimée nous pouvons aérer notre programme. Après discussion, le bureau décide de débuter la réunion à 9h15 par les Benjamins/Minimes puis de faire à 9h30 les Moustiques/Poussins, à 9h45 la Course Populaire de 8km et à 11h00 la Course des As de 15km.

    Parcours Enfants:

  • Course A: Pour permettre aux parents de voir davantage leurs enfants, le parcours sera modifié avec dans un premier temps un passage Avenue de Paris avant de repartir pour une boucle dans le bois de Vincennes autour du vélodrome et de revenir sur la ligne d'arrivée Av. Anatole France.
  • Course B: Jugée trop longue pour certains, cette épreuve verra une diminution de la distance retenue (300m) et seulement un tour du triangle A.France/rue de Paris/C.Mouquet. Total 1150m.

    Chronométrage:

    Suite à l'arrêt de Chrono Calcul de la gestion de l'arrivée et des résultats, se pose le problème de trouver une nouvelle société, code-barres ou Puces, ou de revenir à une gestion interne avec Code barres.
    Après discussion et avoir pesé le pour et le contre, le bureau décide de confier à Marc le soin de contacter une société travaillant avec une Puce pour chaque concurrent. Cette solution devant sans doute se généraliser sur l'ensemble des épreuves importantes et de qualités comme la nôtre.

    Frais d'engagements:

    Pour compenser en partie l'investissement Puce et offrir à nos participants une qualité égale, le bureau entérine l'augmentation de 0,50 E des engagements par avance sur 15 et 8 km.

     
    Prochaine Réunion

    Elle aura lieu le Mercredi 5 Novembre à 20h30 (à confirmer). L'ordre du jour sera envoyé 15 jours avant à l'ensemble des membres du bureau. Ce sera principalement l'adoption du budget 2004 et les Foulées Charentonnaises.

    Merci à tous!

    M. ANFREVILLE