Réunion de Bureau

... du 5 Novembre 2003
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  • Présents: Mrs C DURU, C PERROT, D PETOT, F MICHOUX, J ALEXANDRE, M ANFREVILLE et Y MAHIEU.
  • Excusés: Mmes N ORMANNI, P DELAHAYE,
  • Invité: Mr LEMEUNIER.

    • Début de la réunion à 20h20.

     
    1/ Divers

  • TELETHON
    Point sur la réunion en Mairie de mi-octobre et rappel de l'organisation commune avec les Communaux pour proposer à tous de venir courir entre 9h et 17h00 le Samedi 5 décembre sur la Piste d'athlétisme. Droit d'entrée: 2 Euros minimum pour le Téléthon.
    Ce samedi, les enfants auront école. Prévoir les cars. Une prochaine réunion aura lieu le 12 Novembre pour règler les points de détails. Claude doit y participer.
    Prévoir des Officiels toute la journée: Claude / Marc / François / Jeff sont déjà partants.
     
  • Repas des bénévoles
    Il aura lieu le Mercredi 17 Décembre à l'Espace Médicis. Tous les membres du bureau et leur conjoint(e) sont invités Plus: Michel SELLET, Jacques BERTAULT, Madame THOMAS et Nadia SALOMON, ce qui fait 28 personnes. Marc et Claude doivent les contacter.
    Horaires: 18h Préparation, 20h Apéritif
    La préparation du buffet sera effectuée par un traiteur (Claude). Prévoir vin et apéritif (Kir) (Yann et Christophe), fromage (François), fruits (Yann), Dessert (Nicole). Prévoir également des papillottes.
    Claude a déjà retenue la salle pour fin 2004!
     
  • Maillots
    Nous manquons dans certaines tailles de débardeurs et tous les athlètes ne sont pas équipés. Marc a fait le point et un minimum de 20 débardeurs ( Taille: 10L/ 5M/ 3S/ 2XL/ 3S Femme) seront commandés d'ici fin Novembre. Nous profiterons également de cette commande pour demander si certains souhaitent d'autres équipements (Manches Longues, Coupe-vents, Bustier...). Prévoir 700 euros d'investissement. Revente au prix coûtant, soit 33 Euros.
     
  • Sortie Hivernale pour les Jeunes (Voire les adultes)
    Claude a regardé par rapport au calendrier et aux samedis libérés. La seule date envisageable serait le week-end du 6 Mars 2004. Marc fournit le calendrier des cross 2003 à Claude et doit regarder les courses sur route.
    A suivre ......

     
    2/ Finances

    Suite à la réunion de bureau précédente, le bureau a souhaité faire le point sur chaque ligne du budget prévisionnel 2004. Nous partons en ce début d'année avec un fond de caisse de 12814,71 euros. Cela est important pour assurer financièrement les six premiers mois de l'année, jusqu'aux Foulées mais pourrait être légèrement diminué.
    Si l'on veut conserver cette marge, le budget doit donc être équilibré.
     
  • Etude Recettes Prévisionnelles (50000)
    - Cotisations = 26% liées au nombre d'adhérents.
    - Subventions = 30% réaliste même si l'on peut espérer une bonne surprise.
    - Sponsors = 8% (à ce jour) en baisse de 3000 E à cause du départ des Avocats de nos Foulées. C'est sur ce point qu'il faut essayer de retrouver de nouveaux partenaires.
    - Ventes / Participations = 11% . Une progression est envisagées pour nos ventes (Maillots à prix coûtant) et il faudra bien étudier les participations aux sorties futures.
    - Foulées = 25% . Le but d'équilibrer notre épreuve seulement avec les inscriptions est encore plus nécessaire cette année. Il faut espérer une grosse participation pour le 20ème anniversaire et il faut donc faire le maximum en publicité.
     
  • Etude dépenses Prévisionnelles (53000)
    - Indemnisation de l'encadrement = 21%. L'augmentation de tous les groupes nécessite une forte augmentation de ce poste auquel le bureau donne l'aval. Ce poste est doublé. Même s'il est possible qu'en cette saison 2004, une partie de cette somme ne soit pas dépensée, il est bon de la prévoir pour les années futures.
    4 points conduisent à cette somme:
    - Augmentation des indemnisations,
    - Trois aide-moniteurs supplémentaires (Stage en court),
    - Deux postes d'entraîneurs Hors Stade,
    - Intégration d'un possible Moniteur Brevet d'Etat en 2004.
    - Licences = 11% . Elles ont encore augmenté, particulièrement chez les adultes. Tous les athlètes étant à ce jour licenciés, ce poste ne peut qu'être en augmentation avec des effectifs plus nombreux.
    - Animations = 5,5%. Rien à dire, cela est déjà minimum.
    - Bureau/ Matériel/ Tenue = 6% . Poste déjà très limité au strict nécessaire,
    - Déplacements = 24%. Gros poste qui concerne tous les groupes du club et qu'il serait bon de maintenir pour la cohésion de tous. La moitié de cette somme se répartit sur toute l'année (entraînements et courses diverses), et l'autre moitié correspond aux divers Championnats de France (sans doute en augmentation cette année), à la sortie Cross des Jeunes et à la sortie relais du groupe Hors Stade.
    - Inscriptions = 5% . Petit poste mais dédié principalement au groupe Hors stade. Attention à la dérive du coût de certaines courses. Marc et Christophe doivent veiller à une juste répartition entre les coureurs dans le cadre du budget provisionnel actuel. Réajustement éventuel en cours de saison.
    - Achats Matériels = 2,5%, soit un minimum pour le contexte actuel
    - Foulées = 25% . Equilibre avec les recettes, et si l'on peut diminuer certains postes cela risque d'être au détriment de la qualité reconnue de notre épreuve. Une augmentation du budget serait même souhaitable pour améliorer notre image (Publicité, Chronométrage, Animation...)
     
  • Actions à entreprendre par tous:
    - Plus de recettes: Argumenter auprès de la Municipalité pour une augmentation de notre subvention, Retrouver d'autres partenaires, Publicité Foulée accrue.
    - Moins de dépenses: Difficile: la plupart des postes sont calculés au plus juste, un encadrement de qualité est nécessaire, les déplacements sont utiles à la vie du club (revoir la participation) et les Foulées demandent un minimum d'investissement.

    Le Bureau ayant encore des difficultés à trancher sur certaines solutions, Marc doit faire une étude comparative sur la répartition de toutes ces dépenses entre les membres du club pour améliorer la visibilité de notre budget.
    En attendant, le bureau demande de se référencer au Budget Prévisionnel 2004 actuel, le déficit annoncé étant lié à des investissements qui ne seront peut être pas nécessaires.

     
    3/ Foulées Charentonnaises
     

  • Officiels: Notre Label Régional est reconduit pour 2004.
     
  • Contacts partenaires:
    - Crédit Lyonnais / Microplast / Librairie du Passage et Mc Donald nous offrent leur soutien,
    - CNRS (Jeff): d'accord pour un challenge de la recherche avec classement spécifique mais la participation financière du CNRS sera calculée sur le nombre de participants de leurs labos, soit 15 Euros par Athlètes * 1,5 = 60% du coût global.
    - Avocats (Marc)/ Monoprix (Nicole)/ CLUB MED (Claude)/ LA POSTE (Christophe) et d'autres restent encours... Claude doit rencontrer le Comité des Fêtes et Nicole doit nous donner rapidement la réponse de la Protection Civile.
     
  • Maillots
    Pour Répondre aux besoins financiers exposés plus haut, envisager plutôt des Maillots manches courtes.
    Gérard LEMEUNIER nous ayant proposé un nouveau logo pour cette 20ème édition, il nous explique les détails de cette proposition. L'idée générale étant retenue par le Bureau, il doit envoyer à chacun le dessin sur Internet pour y peaufiner les derniers réglages. Il est convenu de finaliser cette idée pour fin Novembre et ensuite de la soumettre à la société en charge de la réalisation des maillots.
     
  • Chronométrage
    En parallèle à une solution Puce pour la gestion du classement, Didier doit contacter D Lamarre pour voir avec lui les possibilités d'utilisation de son matériel.

     
    Prochaine Réunion

    Elle aura lieu le Mercredi 17 Décembre à 20h00 à l'Espace Médicis à l'occasion du repas des bénévoles.

    Merci à tous!

    M. ANFREVILLE