Pique Nique: Prévoir selon le nombre d'enfants (Patricia / Sophie).
Stade: Marc relance régulièrement la Mairie sur les aménagements supplémentaires à faire autour de la piste d'Athlétisme.
Repas des bénévoles: Voir s'il est possible de réserver une salle à l'Espace
Médicis pour le Vendredi 19 Décembre (Claude).
3/ Organisation Activités
Bilan de la dernière Assemblée Générale
L'assemblée Générale 2002 s'est dans son ensemble bien déroulée et tous ceux qui ont participé à son organisation doivent en être remerciés. Des problèmes fonctionnels ont été relevés néanmoins et l'implication d'un plus grand nombre de personnes pour préparer, gérer et nettoyer est souhaitable.
Le rythme de la partie présentation a été mieux apprécié cette année et la remise des récompenses au sein de chaque groupe semble être une bonne chose. Pour le buffet, les quantités ont été bien estimées et il faudra simplement penser au vin au plus tôt dans la saison pour une obtenir une meilleure qualité (Septembre?).
Réfléchir dès maintenant au thème de l'AG 2003 (Buffet / Pizza / Crêpes ...)
Il a été apprécié de pouvoir manger autour d'une table. Pour plus de convivialité, en prévoir plus l'an prochain: cela permet à chacun de prendre le temps de se parler en dehors des séances d'entraînements.
Il faudra également prévoir à l'ordre du jour un horaire de fin ceci pour mieux coordonner le rangement et le nettoyage.
Débat autour de nos organisations
Le bureau 2003 souhaite donc mieux structurer la préparation des manifestations qu'il organise et définir chaque tâche pour en confier la responsabilité à une ou plusieurs personnes. Ces dernières peuvent être du bureau ou simplement former une commission spécifique et ponctuelle. Cela doit se faire suffisamment tôt et impliquer les adhérents de toutes nos sections. Un appel plus important auprès du groupe fond étant souhaité, Patricia et Christophe se sont proposés de faire la liaison avec chacun des coureurs (53).
Les organisations communes aux différents groupes peuvent également servir à resserrer les liens au sein du club.
Evénements nécessitant la formation et la réunion d'une commission:
D'abord cinq organisations majeures dans l'année:
Janvier : L'Assemblée Générale,
Février : Foulées Charentonnaises,
Mars ou Novembre : Sortie Cross Enfants/Adultes,
Mai ou Juin : Sortie Route Enfants/Adultes,
Décembre : Téléthon.
Et tout au long de l'année, il faut rappeler dans les différents groupes qu'il y a toujours des besoins ponctuels d'officiels et de personnes pour encadrer nos enfants lors de compétition sur notre stade ou en Ile de France.
Le bureau constate un écart plus important qu'avant entre les groupes enfants et le groupe course sur route. Cela est dû en partie à l'absence d'athlètes Cadets / Juniors / Séniors pratiquant le demi-fond sur piste et qui seraient le lien entre les deux groupes. Beaucoup d'athlètes du groupe fond ne sont plus issus de l'athlétisme sur piste et les centres d'intérêts des uns et des autres restent éloignés.
Je pense qu'aujourd'hui il est bon pour notre club et son avenir de rechercher des solutions pour améliorer les liens entre nos deux pôles d'excellences actuels que sont nos Ecoles d'Athlétisme (Moustiques à Minimes) et le groupe Course sur Route, sans oublier d'arriver enfin à constituer un groupe important de 16/25ans pratiquant toutes les disciplines de l'athlétisme sur piste.
4/ Foulées Charentonnaises
Marc a fait un tour d'horizon complet de tous les aspects pour l'organisation des 19èmes Foulées Charentonnaises et aborder avec chacun les tâches en cours ou restantes à faire.
Il manque à ce jour 23 Officiels,
- Recontacter le plus grand nombre (Bureau),
- Parents (Nicole) - et Amis des adhérents (Patricia / Christophe).
Trouver un Médecin (Urgentiste?) (Nicole / Sophie),
Brochure Informatique (Yann / Didier),
Sonorisation Arrivée (Claude/ Didier),
Local pour préparation sacs : Ecole (Claude),
Stand GOEMAR + 1000 Echantillon Physiomer (Patrick). Voir le jour et le lieu de livraison,
Parcours, balisage et tracé (François / Christophe). Il faut trouver 2 autres personnes
Récompenses:
- Coupes: OK,
- Il manque 22 Lots et 40 petits lots Enfants (Membres du bureau)
- Si besoin le bureau préconise pour les premiers du scratch des bons d'achats Athlétisme Service en complément (Budget limité à 1000 Euros).
Ravitaillement:
- Eau offerte et 27 Pack à acheter à Monoprix (Nicole),
- Autres besoins (Christophe).
Pot après la course pour 60 Officiels (Christophe)
Dossards Après présentation, le bureau décide:
- Num 1 à 1200: Dossards /15km Chrono Calcul avec Code-barres,
- Num 1201 à 1400: Dossards Mizuno /Avocats,
- Num 1401 à 1700: Dossards Mizuno /Tour de la ville,
Courses Enfants : Prévoir 4 Personnes au secrétariat de 8h15 à 9h15
- Num 2001 à 2100: Dossards Mizumo /Benjamin(e)s Course A,
- Num 101 à 200: Dossards Blancs /Minimes M. et F. Course A,
Numéros Pairs Filles et Impairs Garçons,
- Num 2101 à 2200; Dossards Mizuno/ Poussin(e)s Course B,
- Num 1 à 100; Dossards Blancs /Moustiques M. et F. Course B,
Numéros Pairs Filles et Impairs Garçons.
Arrivée: Pas de relevé manuel des arrivants sur une feuille.
Distribution sur place des récompenses pour les 250 premiers.
Courrier aux Charentonnais: Fournir pour le 9 Février les pages à photocopier à Jeff
Voir ensuite pour distribution et affichage.
Plusieurs membres du bureau ont des actions en cours à continuer d'ici le 23 Février et chacun est sollicité pour relire le dossier fourni par Marc afin de le compléter ou de le rectifier si besoin avant le 9 Février 2003. Certaines pages de ce dossier devront être envoyées aux officiels ou aux Charentonnais.
Prochaine Réunion
La prochaine réunion du Bureau aura lieu le Vendredi 14 Mars 2003 chez Sophie et Patrick. Il faudra envoyer l'ordre du jour 15 jours avant à l'ensemble des membres du bureau.
Fin de la réunion à 23h59. Bonne nuit et merci à tous!
M. ANFREVILLE
